用 Google 文件與客戶協作，處理待辦事項流程心得

以往一向用 Line 與客戶溝通，及處理各種架站或網頁相關需求的待辦事項，主要的好處是：

• 這是最多人使用的即時通
• 截圖方便，對溝通很重要(一圖勝過千言萬語)

不過每個階段要面對的瓶頸不太一樣，現在開始覺得 Line 不敷使用，當同時進行的案件量一多，查詢分散各處的對話資訊，成為一件瑣碎又麻煩的事。

有了這些不便後，開始尋找好的解決方案，於是想到曾用過的「Google 文件」，可以讓客戶一起協作待辦事項，個別主題的討論內容也都能集中在一起，不會像 Line 或是 Email 分散在各處，查找重要資訊變得方便許多，以下就來分享我的操作流程與心得。

(圖片出處: pexels.com)

一、建立索引及核取方塊

以「Google 文件」的名氣，應該不用特別介紹了，有需要的讀者可參考這篇「Google Docs全新協作功能上線，即時多人編修與對話通訊窗口」，以下直接進行處理待辦事項流程的操作。


1. 製作文件範本

一開始建立一份空白的待辦事項範本是必須的，可方便將來複製以及重複使用。

為每個待辦事項建立索引及核選方塊後，除了溝通過程可以用索引號讓雙方瞭解現在在討論哪個主題，而完成後也能使用「勾選」的功能，讓完成的項目、進度一目了然。




上圖是一個處理待辦事項的 Goole 文件範本，每個項目都加上索引號。

針對不同的主題，可先建立大標題，複製從 #1 開始的序號，放在該大標題之下。


2. 序號製作方式

要產生從 1 開始的序號不難，利用 Excel 或 Google 試算表，滑鼠拖曳儲存格就能大量產生從 1 開始的序號，然後再複製到 Google 文件。


3. 核取方塊製作方式

每個項目要產生核取方塊就稍微麻煩一點，先用滑鼠選取所有剛剛複製過來的序號。



接著如上圖：

• A. 按「項目符號清單」右邊的小三角形按鈕
• B. 選擇圖中大紅框的那一個，就是核取方塊了

完成後，所有的項目都會自動加上核取方塊。

二、建立註解

完成文件的內容後，按右上角的「分享」按鈕，將文件分享給要協作的對象(需要 Google 帳號)，並注意開放 "編輯" 的權限給對方(預設會開放此權限)，即可與對方同時編輯此文件。

接下來可利用非常方便的「註解」功能，與對方協作及溝通。




任何編輯者，用滑鼠選取文字後，如上圖紅框，文件的右方會自動出現「註解」圖示，按下後即可進行註解。




我們輸入註解內容後，所有協作者會自動收到這則註解的 email 通知，就知道這份文件有需要溝通的事項，不會漏了、或忘了回覆。

三、回覆註解

以協作者的角度，收到通知後，要怎麼處理註解、怎麼操作呢？一個文件的右側如果很多註解時，要如何看起呢？



這方面 Google 文件做的很棒，有註解的文字，底色明顯會跟其他文字不同，很容易辨識。

如上圖，只要點擊左側的註解文字後，右側對應的註解，會立刻往左浮動，對齊該行文件內容，左上角有個「三角尖端」以別於其他註解，一眼就能看到該註解的所有對話討論串。

對應的註解除了往左移動外，還會浮現一個標示「回覆」的對話方塊，讓協作者輸入討論內容。

但是這個「回覆」對話方塊平常不會顯示，只有在這兩種情況下才會出現：

• 點擊左側的註解文字
• 直接點擊文件右側的任意一則註解

利用註解回覆功能，雙方就能像是使用即時通一樣，完成這個待辦事項的對話。而且好處是，同一個主題的對話，不會像即時通軟體一樣，四散於各處，事後往往要花費一番功夫才能找到。

四、標示完成

待辦事項完成後，我們之前建立的核取方塊，按下時並不會自動打勾，如果 Google 文件能有這功能就很方便了，那我們現在該怎麼辦呢？




這部分的操作方式沒那麼直覺，請參考上圖並按以下流程：

• A. 點第 1 下核取方塊，系統會自動選取全部的方塊
• B. 必須再按第 2 下核取方塊，才是選取該項目
• C. 對著方塊按滑鼠右鍵，終於看到上圖紅框的打勾圖案了
• D. 按下打勾圖案，方塊會成為勾選的狀態

六、複製貼上圖片

溝通過程附上圖片可節省許多文字及時間。由於 Google 文件裡面的圖片，並不會佔用 Google Drive 的空間 (上限為 15G)，所以可以盡量插入圖片沒問題。

不過插入圖片其實挺麻煩的，要先儲存圖片、命名，然後在 Google 文件裡面按好幾次按鈕、選擇上傳的圖片...這個流程想到就很累。

為何 Line 很好用，就是他的截圖功能太方便，讓溝通非常的快速。那麼，Google 文件有沒有比較快的貼圖片流程，讓溝通比較方便呢？

1. 失敗的流程

以下是我測試後，失敗的貼圖片管道：

• 複製 Word 檔的圖片
• 使用 Line 截圖功能產生的圖片

複製了以上這兩種方式的圖片，在 Google 文件裡面貼上時，無法發生作用。


2. 成功的流程

以下是我測試後，可成功在 Google 文件直接貼圖的管道：

• 對網頁的圖片直接按右鍵複製
• 用 Evernote 截圖功能產生的圖片來複製
• 使用 Line 截圖功能產生的圖片，並發佈在 Line 以後，點擊該張圖片，按複製(這流程比較麻煩)

複製了以上這幾種方式的圖片，在 Google 文件就能成功貼上圖片了。

能夠直接貼圖的話，就不必走「上傳圖片」這樣麻煩的流程了。

七、小結

以上就是利用 Google 文件處理待辦事項，並與他人協作的幾個重要功能說明。等這份文件的專案或任務完成後，將來都能隨時查閱重要資訊、溝通歷程等等。

使用這套流程，不但比 Line、Email 溝通還要方便，且這份文件就等於一份「歸檔文件」，結案後不需再另外整理資料，真的省時又方便，非常推薦使用。

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